Secretaresse
Regio: Eindhoven
Functiegebied: Administratief
Branche: Automotive
Dienstverband: Fulltime, Vast, Detachering / Interim
Opleidingsniveau: Middelbaar onderwijs
Salaris min: € 3.060
Salaris max: € 4.129
Over de opdrachtgever
Onze opdrachtgever is een technologische onderneming en een vooraanstaande fabrikant van bedrijfswagens in Europa. Het bedrijf is een volle dochteronderneming van een wereldleider in de ontwikkeling en productie van uitmuntende lichte, middelzware en zware bedrijfsvoertuigen. Zo ontwikkelen en produceren ze ook geavanceerde dieselmotoren, bieden ze financiële dienstverlening en informatietechnologie en verkopen ze onderdelen voor trucks in het kader van hun kernactiviteit.
Functieomschrijving
Als Receptioniste/Secretaris ben jij het eerste aanspreekpunt voor het bedrijf. De taken van receptioniste/secretaris zijn onder meer het bieden van administratieve ondersteuning binnen de organisatie. Je verwelkomt gasten en begroet mensen die de zaak bezoeken. Je coördineert ook receptiewerkzaamheden, waaronder het verspreiden van correspondentie en het doorverbinden van telefoongesprekken.
Om succesvol te zijn als receptioniste/secretaresse, moet je een prettige persoonlijkheid hebben, aangezien dit ook een klantenservicefunctie is. Je moet ook in staat zijn om tijdig en effectief met noodsituaties om te gaan, terwijl je de kantooractiviteiten stroomlijnt. Multitasking en stressmanagementvaardigheden zijn essentieel voor deze functie. Voor deze functie kan het nodig zijn om in ploegendiensten te werken, dus flexibiliteit is een pluspunt. Uiteindelijk zijn het de taken en verantwoordelijkheden van een receptioniste/secretaris om ervoor te zorgen dat de receptie gasten positief verwelkomt en alle administratieve taken uitvoert volgens de hoogste kwaliteitsnormen.
Een greep uit het takenpakket:
- Gasten begroeten en verwelkomen zodra ze op kantoor aankomen;
- Bezoekers doorverwijzen naar de juiste persoon en het juiste kantoor;
- Binnenkomende telefoongesprekken beantwoorden, screenen en doorverbinden;
- Zorgen voor een opgeruimde en representatieve ontvangstruimte, met al het benodigde briefpapier en materiaal (bijv. pennen, formulieren en brochures);
- Verstrek basis- en nauwkeurige informatie, persoonlijk en via telefoon/e-mail;
- Dagelijkse post/bezorging ontvangen, sorteren en distribueren;
- Kantoor houden beveiliging door veiligheidsprocedures te volgen en toegang te controleren via de receptie (logboek bewaken, bezoekersbadges uitgeven);
- Benodigdheden voor frontoffice bestellen en voorraad bijhouden;
- Kalenders bijwerken en vergaderingen plannen;
- Reizen en accommodaties regelen en vouchers voorbereiden;
- Bijgehouden gegevens van kantoorkosten en -kosten;
- Uitvoeren van andere secretariële receptioniste/secretaressetaken zoals archiveren, fotokopiëren, transcriberen en faxen.
Functie eisen
- Aantoonbare werkervaring als receptioniste/secretaresse, frontofficevertegenwoordiger of vergelijkbare rol;
- Vaardigheid in Microsoft Office Suite;
- Praktijkervaring met kantoorapparatuur (bijv. faxapparaten en printers);
- Professionele houding en uitstraling;
- Gedegen schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden (zowel Nederlands als Engels);
- Vermogen om vindingrijk en proactief te zijn wanneer zich problemen voordoen;
- Uitstekende organisatorische vaardigheden;
- Multitasking en tijdmanagementvaardigheden, met het vermogen om taken te prioriteren;
- Klantvriendelijkheid;
- Middelbare schooldiploma; aanvullende certificering in Office Management is een plus.
Wij bieden jou
- Passend salaris;
- Flexibele werktijden;
- Werken in een betrokken en innovatieve organisatie;
- Mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling door het volgen van opleidingen en (online) trainingen.
Wil jij jouw carrière als secretaresse een echte boost geven? Solliciteer dan nu!
Solliciteer dan nu op de functie: Secretaresse
Wil je meer weten over deze vacature, neem dan contact op met Eva Boetzkes
- Eva Boetzkes (Recruiter)
- 06 28837130
- eva.boetzkes@detech.nl
